【eメール】入力で手を抜く方法 - 長谷川育生

■eメールの作成に、あなたは毎日何分かけていますか？


仮に毎日、10通の返信や新規作成をしている。
1通の作成時間が、平均10分だと仮定すると、
毎日、eメールの処理業務に1時間30分以上かけている
計算になります。

1ヶ月、22日稼働だとすると、33時間で、
なんと4日分の労働時間に相当します。
（※1日の平均労働時間を8時間とすると）



■eメールの作成に、あなたは何分ロスしていますか？


eメールの問題点として、スタッフ間でのスキルの差です。
伝えたい内容（事実・感情）をすべて文字で、表現しなくてはいけません。


・どんな内容にしたらいいのか？
・どんな言い方にすればいいのか？
・敬語に間違いはないのか？
・誤字、脱字はないか？
・失礼な表現はないか？
・この文章でちゃんと伝わるのか？


チェックする項目も多く、いざ送信と思っても、パソンコンの前で、
固まってしまうという人も多いのではないでしょうか。


eメール業務は、個人的な作業のため、たとえ、その中でムダが起こっていても、
なかなか他人からは見えないというのもデメリットです。



■eメールの作成に、毎回、同じ文章を、あなたは書いていませんか？


・「あなたの会社名」「あなたの名前」です。
・いつも、大変お世話になっております。
・何とぞ、よろしくお願いいたします。


など、あなたのeメールに、定番スレーズは、ありませんか？


きっとあるはずです。


この定番フレーズの入力に、毎回30秒かかるとします。
毎日、10通のeメールを作成すれば、5分かけている計算になります。

1ヶ月、22日稼働だとすると、約2時間（110分）になります。



■eメールの定番フレーズ入力時間を減らす、もっとも簡単な方法を教えます。


それは、入力時間を減らすことです。



えっっっっっっ・・・・


やっぱり、ブラインドタッチを習得しないといけないの？



ちがいます。


ブラインドタッチは、個人的なスキルです。
個人的なスキルに頼らず、誰にでも簡単に入力時間を減らす方法があります。


それは、このひとつの機能を使うだけです。

あなたのパソコンにも、必ずある機能です。
にもかかわらず、多くの方が活用せず、時間的ロスを量産しています。



「単語登録」を使えば、簡単に定番フレーズの入力時間を削減できます。



あなたは、入力ツールは何を使っていますか？



Microsoft Office IMEですか？


私は、Googleの日本語入力を使っています。


どちらを使っていても、「単語登録」は使えます。


この機能を使えば、たった3文字の入力で、
定番フレーズを入力することができます。


たとえば、

「しーむ」と入力し、変換すれば、

「シームスの長谷川育生です。」となります。


「いつも」と入力し、変換すれば、

「いつも大変お世話になっております。」


「なにと」と入力し、変換すれば、

「何とぞ、よろしくお願いいたします。」



単語登録を使えば、ブラインドタッチができないあなたでも、
簡単に入力時間を削減できます。






今やeメールは、さまざまな仕事の場面で、利用されています。
電話と同様、なくてはならないコミュニケーションツールのひとつです。


しかし、コミュニケーションツールとして、何においても1番
ということありません。


どんな場面でも、eメールに頼ってしまうと、さまざまな問題を
起こしかねません。


うまく使い分けて、コミュニケーションの生産性を高めてください。