コラム

 公開日: 2010-08-30 

早く処理をするためのヒントその1


だいぶ前に頼まれて書いたものであるが、その方も今では非常に立派に仕事をこなされているので、その方用に書いたのであるが、もうその方には必要がないかと考えて公開することにした。
 私は仕事はある程度の速度でやっている自信がある。もちろん人間であるから時にはミスもするが、何らかのヒントにはなるはずである。

1、まず計画を立てる
  自分が処理することに対して必要な情報を集め、求める結果に対して、何をすれば良いのかを分析し、計画を立てる。
  その計画は、無理のないものにする。
  そして、計画自体、フレキシブルなものにする。
  病気、急な用事などが入るので、ある程度幅は持たせる。
  期間目標を立てることも大事である。
2、計画を立て、文書化する
  計画を立てたら、これを紙に書く。
  また、期間目標を達成するために、翌日に何をするかを紙に書き、翌日達成できたら、消していく。
3、計画を文書化したら、計画内容は忘れる
  計画は、紙に書いてあるのであるから、すべて頭から消してしまう
  弁護士であれば、あれをしないとこれをしないとと考えている間に、書面が一つ書ける。私は、計画を立てて、文書化したら、計画自体すべて忘れて、紙を見て確認する。
  頭の中で、計画を覚えておくという作業を消すことで、目の前の問題に集中して取り組める。
4、前倒しにする
  計画は無理なく立てても、それをクリアーすることは前倒しとする。
  計画目標は、早め、早めにする。
  そうすれば、途中でやる気のないときが来ても、以前の貯金で、あとから困ることがない
5、メリハリをつける
  やるときはやり、休むときは休む。
  自分が目標、計画しているものがある程度めどが立てば、途中でさぼるというか、遊ぶことも大切。
  特に、長い期間でやらなければ結果が出ないようなものに対して取り組む場合、期間目標が達成できたら、自分に褒美を与えることも大事であり、私がカラオケなどで遊ぶとき、すべてを忘れるのは、そうした方が後日の仕事にいい影響を与えるからである。
  自分にも飴と鞭を与えることで、作業能率は飛躍的に上がるものである。
6、予定は手帳に書いて、忘れる
  やらねばならないことの他に、予定は人間である以上入るものである。
  これも、手帳に全て記載し、必要な予定は手帳を見れば良いとすることで、頭から消すことで、脳の余裕空間が空き、能率が上がる。
7、繰り返す
  覚える必要がある際には、繰り返す。
  記憶力には個人差があるが、一般的には、人間の脳というのは、一度じっくりと見た場合と、繰り返し短時間見た場合とでは、後者の方が記憶にとどまるように出来ている(そうした実験結果もある)。
  記憶する必要がある作業については、1年間ある分野を分散して一度するよりは、繰り返してする方が頭に残ると言える。
8、作業能率が下がってきたら、休憩する
  人間の集中力は、数時間しか持たないものである。
  人によって差はあるが、集中力が下がってきた場合、だらだらとするよりは、適度に休憩を入れる方がリフレッシュする。
  毎日夜中までしている弁護士の中には、適度に休憩をとらず、いつまでも机から離れられない人たちもいるようである(渉外事務所は知らないので一般の弁護士のこと)。
  コーヒーを飲む、雑談をする、短時間の息抜きで、作業能率は上がるものである。

 後半へ続く。

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